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顾典视点|健全证据管理,助企业赢在诉讼第一步

发布日期:2021-08-12 16:07:28   浏览量 :334
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前言:企业在经营管理中常常面临账款催收、违约追责等一系列的纠纷,诉讼往往成为一个无法回避的问题。“打官司就是打证据”,证据是诉讼之王,对诉讼的胜败起着关键作用,企业只有做好证据管理,方能赢在诉讼第一步。那么企业如何做好证据管理呢?

01 证据的种类

《民事诉讼法》第六十三条规定:“证据包括:(一)当事人的陈述;(二)书证;(三)物证;(四)视听资料;(五)电子数据;(六)证人证言;(七)鉴定意见;(八)勘验笔录。”

从民事诉讼法的规定来看,证据的种类有八种。其中,书证、物证、视听资料、电子数据在企业在经营过程中接触较多,也是企业能够主动采取措施去保存的形式。可能你们会问:什么是书证?什么是物证呢?别着急,顾典律师为您解答。

书证指以记载的内容和反映的思想来证明案件事实。企业经营过程中产生的合同文本、招投标文件、订单、收付款凭证和发票等皆属于书证。

物证则是以物理属性和外观特征来证明案件事实。物证与书证不同之处在于物证是交易过程中的物件本身,比如一个买卖设备的交易,买卖合同属于书证,而设备属于物证。

视听资料是指以录音、录像等技术手段反映的声音、图像证明案件事实的材料,包括录音资料和影像资料(如照片、录像带、录音带等),是指以模拟信号存储的信息。

电子数据是指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息。企业与客户之间履约过程中形成的电话录音、手机短信、微信聊天记录、电子邮件、电子交易记录等都是电子数据。

以上四类证据往往能够清晰反映交易的细节,呈现完整的案件事实,企业在经营过程中需要特别重视,善于取证留证,做好证据管理,力求每一个交易过程都能有相应的证据体现。

02 证据的管理

上面我们介绍了常见的证据种类,接下来我们来谈谈如何开展证据管理工作。

一、什么是证据管理?

证据管理工作就是沿着交易流程主线,收集、保存与合同履行过程和内容相关的证据材料。企业的业务方向不同,对证据的管理也有差别。

例如供货类的企业,所涉及的法律关系主要为买卖合同关系,涉及到的证据主要包括买卖合同、订单、交货单、产品验收单、收款凭证、发票、往来沟通函件、质保及维修记录等;

再如工程施工企业来说,涉及到的证据主要包括招投标文件、招标图纸、谈判记录、合同交底记录表、承包或分包合同及附件、补充协议、工程进度计划、履约过程中的工程联系函、重大事件、重大气象记录、政府行为记录、工程预算和结算文件、签证和洽商、往来沟通函件、工程验收文件等。

二、如何进行证据管理?

回到企业经营上来,针对日常经营中的证据管理,顾典律师建议企业在证据管理过程中注意以下几点:

第一,建立企业“履约证据管理清单”。针对企业自身的业务特点,总结交易共性,将重复的部分提取出来,制作成清单,这样在企业碰到类似的业务合作时,就能参照清单准备证据,归档材料。

第二,证据尽量有意识地保存原件,即证据的原始载体。以电子数据、视听资料作为证据的,应当妥善保存存储该视听资料、电子数据的原始载体。

第三,书证方面,合同书在签署时要注意签约人的授权,并同时要求加盖公章和签字。如果合同中约定了双方的联系人(如收货人、验收人),那么在合同履行过程中的往来文件签字时,要注意要求合同中载明的“联系人”签字,否则,需要对方公司出具授权书或者事后追认。

第四, 证据的收集和保存须完整。实践中,某个单独的证据原件,是不能充分证明某些事实成立的,例如不能仅凭“发票”证明已经付款的事实。但是,如果每一个间接证据均能够从不同侧面间接证明部分案件事实,各个间接证据能够互相印证并形成完整的证据链,且能得出唯一结论,那么就能够载明该待证事实。

以上就是为您梳理的关于证据管理的内容。管理好证据,才能在诉讼中掌握主导地位,然而证据只是诉讼中的一个环节,诉讼涉及的更多内容,需要更多的法律知识。

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